Dnia 1 maja 2019 r. weszły w życie przepisy, które regulują kwestię stosowania kas fiskalnych online. Ale nie tylko. Znalazł się w nich również zapis o tzw. informacji o zasadach ewidencji. Muszą się z nią zapoznać wszyscy operatorzy kas i podpisać stosowne oświadczenie. Dlaczego jest to ważne?
Aktualne regulacje mogą się kojarzyć głównie z obowiązkiem stosowania kas online’owych. Ale przepisy, które weszły w życie z początkiem maja 2019 r., poruszają też inne kwestie. Między innymi obligują podatników do podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji.
Kto musi podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami ewidencji?
Jeżeli zatrudniamy nowego użytkownika kasy fiskalnej, musi on zapoznać się z informacją o zasadach ewidencji. Dowodem tego jest podpisanie przez niego stosownego oświadczenia. Powinien to zrobić jeszcze zanim rozpocznie pracę z kasę fiskalną. Wymóg ten znaaduje się w § 6 ust. 3-5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816). Dokument stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia zawiera m.in. informacje o obowiązkach ciążących na operatorze kasy fiskalnej. Chodzi zarówno o osoby, które będą obsługiwały nowoczesne kasy fiskalne online, jak i operatorów tradycyjnych urządzeń z elektroniczną lub papierową kopią paragonu. Pamiętaj! Oświadczenie podpisuje każdy nowy pracownik zatrudniany w firmie. Nie ma znaczenia, czy wcześniej podpisał je pracując w innym przedsiębiorstwie. Zanim zacznie użytkować kasę fiskalną w twoim punkcie handlowym lub usługowym, musi zrobić to ponownie.
Z jakimi informacjami należy się zapoznać?
Obowiązek rejestrowania na kasie każdej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego. Konieczność wręczania paragonu fiskalnego każdemu nabywcy, nawet bez jego żądania. Zasady ewidencjonowania zaliczek. To przykładowe sprawy, które zawiera informacja o zasadach ewidencji. Dokument omawia też konsekwencje nieprzestrzegania zasad dotyczących prawidłowego użytkowania urządzenia fiskalnego.
A co, jeśli zapomnisz o podpisie?
Podkreślmy, że właściciel firmy musi zadbać o to, żeby jego pracownicy podpisali oświadczenie przed rozpoczęciem pracy z kasą. Co w sytuacji, gdy spóźnił się z dopełnieniem tego obowiązku? Pacownik powinien uzupełnić podpis niezwłocznie.
Czy za niezapoznanie się z informacją o zasadach ewidencji grożą kary?
Przepisy, które weszły w życie 1 maja 2019 r., nie wprowadziły konkretnych sankcji za niedostosowanie się do nowego wymogu. Ale mimo to, lepiej tej kwestii dopilnować. W przypadku kontroli, urząd skarbowy może zastosować art. 84 § 1 Kodeksu karnego skarbowego:
Art. 84. § 1. Kto, nie dopełniając obowiązku nadzoru nad przestrzeganiem reguł obowiązujących w działalności danego przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej, dopuszcza, chociażby nieumyślnie, do popełnienia czynu zabronionego określonego w tym rozdziale,podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.