Choć w przepisach nigdzie nie znajdziemy takiego stwierdzenia, wybór odpowiedniej kasy fiskalnej to jeden z najważniejszych kroków w procesie wprowadzania tego urządzenia w gabinecie kosmetycznym. Wielu podatników w pierwszym odruchu chce zapatrzyć się w najtańszą kasę, tak aby zminimalizować niechciany wydatek. To zły pomysł. Najtańsze kasy fiskalne – w cenie poniżej 1.000 zł netto – to zwykle urządzenia trudne w obsłudze, awaryjne, a przy tym… nieatrakcyjne wizualnie. A czyż w gabinecie kosmetycznym kasa fiskalna nie powinna wyglądać reprezentacyjnie?
Wygląd to coś, na co często zwracamy uwagę w pierwszej kolejności. Kasa fiskalna kosmetyczki powinna być atrakcyjna, nowoczesna, elegancka, może nawet dopasowana kolorem do wystroju gabinetu lub stanowiska kosmetycznego. Na przykład innowacyjna kasa fiskalna Elzab K10 jest dostępna w czterech różnych wariantach kolorystycznych. Ma też panel dotykowy, który nie tylko ułatwia obsługę, ale też wzbudza zainteresowanie klientek i klientów. Z kolei kasa Posnet Mobile HS EJ od niedawna występuje w białej odsłonie. Dbające o wizerunek bizneswoman często gustują w sprzętach z białą obudową – eleganckich i estetycznych.
Jednak wygląd to nie jedyna cecha kasy fiskalnej dopasowanej do potrzeb kosmetyczki. Wiele przedstawicielek tego zawodu często przemieszcza się np. z jednego salonu piękności do drugiego, do domów klientek itd. Potrzebna im więc kasa mała i lekka, która zmieści się w torebce. Takie są m.in. wspomniane kasy Elzab K10, Posnet Mobile HS EJ czy np. Novitus Nano E. Wytrzymały akumulator pozwala na całodzienną pracę urządzenia bez podłączania go do źródła zasilania.
Nieco inaczej wygląda sytuacja w większych gabinetach kosmetycznych, które mają kilka stanowisk i przyjmują wiele klientek dziennie. Dla takich firm lepsza okaże się stacjonarna kasa fiskalna, która ma większe możliwości, szybszy i wytrzymalszy mechanizm drukujący, większą bazę nazw towarów i usług oraz różne dodatkowe funkcje. Jedną z takich kas jest elegancka Posnet Neo EJ – urządzenie dedykowane m.in. większym lokalom usługowym. Z kolei w gabinetach, w których do zarządzania sprzedażą wykorzystuje się programy komputerowe, najlepsza okaże się drukarka fiskalna. Drukarka taka spełnia tę samą rolę co zwykła kasa, jednak pracuje za pośrednictwem takiej aplikacji – obsługuje się ją z poziomu komputera. Pozwala to na skuteczniejsze zarządzanie sprzedażą, różne analizy, planowanie akcji promocyjnych i kampanii marketingowych oraz wiele innych działań mających na celu podniesienie jakości obsługi klientek i klientów salonu kosmetycznego. Wśród takich funkcjonalnych urządzeń fiskalnych warto wymienić drukarkę Innova Profit EJ czy Posnet Thermal FV. Drukarki fiskalne występują również w wersjach mobilnych – jedną z takich drukarek, najmniejszą na rynku, ale za to bardzo funkcjonalną, jest Posnet Temo HS EJ.
Kolejna cecha kasy fiskalnej dopasowanej do potrzeb kosmetyczki to elektroniczna kopia dokumentów fiskalnych. W tradycyjnej kasie kopie paragonów zapisywały się na dodatkowej rolce papieru kasowego. W obecnym stanie prawnym takie zadrukowane rolki należałoby przechowywać w suchym, zacienionym i bezpiecznym miejscu przez 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku z danej sprzedaży. Wystarczy tylko wyobrazić sobie wszystkie te rolki, przechowywane przez cały ten długi okres. Kasa z modułem elektronicznej kopii paragonu pozwala uniknąć tego problemu – kopie paragonu oraz inne dokumenty fiskalne zapisują się w formacie cyfrowym na karcie SD/SDHC umieszczonej wewnątrz urządzenia. Zapisane dane można w każdej chwili odczytać (np. podczas kontroli skarbowej). Przezorni mogą wykonywać tyle kopii zapasowych, ile tylko chcą. Kasa z elektroniczną kopią dokumentów fiskalnych to wygoda, bezpieczeństwo i oszczędność aż 50% kosztów zakupu papieru kasowego.
Warto też zwrócić uwagę na inne cechy kasy fiskalnej dla kosmetyczki. Jedną z takich cech jest wielkość bazy towarowej, czyli bazy nazw towarów i usług do zaprogramowania w pamięci kasy. Nie zawsze chodzi o to, aby baza była jak największa – u kosmetyczki, która świadczy kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt różnych usług, sprawdzi się każda baza dostępnych na rynku, nowoczesnych kas fiskalnych. Najmniejsza baza jednej ze wspomnianych wyżej kas ma 3.000 pozycji.
Każda kosmetyczka powinna zadbać o prawidłowe zaprogramowanie nazw swoich usług i towarów, jeśli takowe sprzedaje. Nazwy te powinny być jednoznaczne, tak aby żaden klient nie miał wątpliwości, za co zapłacił. Różne kasy mają różne długości nazw do zaprogramowania – warto więc najpierw zastanowić się, jak długie będą nazwy usług i towarów kosmetyczki i znaleźć kasę, która spełni te wymagania.
Oczywiście każda kosmetyczka ma nieco inne potrzeby. Aby więc najlepiej dopasować kasę lub drukarkę fiskalną do potrzeb danej działalności, warto skorzystać z porady doświadczonego serwisanta w serwisie fiskalnym. Specjalista zna potrzeby różnych branż i jest w stanie dopasować urządzenie najlepsze dla danego gabinetu.