Kasa fiskalna do salonu kosmetycznego – jak wybrać odpowiednie urządzenie?

Kasa fiskalna w salonie kosmetycznym będzie od 2015 roku obowiązkowa. Kosmetyczka, która nigdy wcześniej nie miała do czynienia z urządzeniem fiskalnym, może się zastanawiać: Jaka powinna być dobra kasa fiskalna do salonu kosmetycznego? Do wyboru jest mnóstwo rozmaitych urządzeń: kasy fiskalne Posnet, kasy Elzab czy Innova. Poza kasami dostępne są także drukarki fiskalne. W których salonach na pewno się sprawdzą?

Każda branża rządzi się swoimi prawami. Salon kosmetyczny ma swoje specyficzne potrzeby i wymagania. Dlatego warto dobrze się zastanowić, zanim kasa fiskalna pojawi się w naszym punkcie. Chodzi o to, żeby wybrać takie urządzenie fiskalne, które będzie najlepiej odpowiadało oczekiwaniom kosmetyczki i specyfice Twojego salonu kosmetycznego.

Kasa fiskalna do salonu kosmetycznego – czym się kierować przy zakupie? Które rodzaje czy nawet konkretne modele kas i drukarek, wziąć pod uwagę w pierwszej kolejności? Oto kilka podpowiedzi.

Kasa fiskalna do salonu kosmetycznego – niekoniecznie najtańsza

Kasa fiskalna w salonie kosmetycznym to temat szerszy niż Ci się wydaje. Prowadzenie sprzedaży z zastosowaniem kasy fiskalnej, nie ogranicza się tylko do sprawy: Jak wydrukować paragon fiskalny? To także takie kwestie, jak: odpowiednie skonfigurowanie kasy, jej instalacja, fiskalizacja, wprowadzenie poprawnych nazw towarów i usług, rejestrowanie sprzedaży zgodnie z przepisami, archiwizowanie danych czy kontrole skarbowe. Jak widzisz – nie chodzi tylko o to, by kupić estetyczne urządzenie, które będzie drukować paragon. To jaką kasę fiskalną wybierzesz dla swojego salonu kosmetycznego, wpłynie na wiele czynności, w tym także podatkowych. Dobra kasa fiskalna do salonu kosmetycznego znacznie ułatwi wywiązywanie się z obowiązku ewidencjowania obrotu i podatku należnego, które nałożył na wszystkie kosmetyczki ustawodawca. Oszczędzi Twój czas, przestrzeń (i nerwy). Pomoże zaplanować i realizować dobrą strategię marketingową. Podwyższy jakość obsługi klienta, a nawet wpłynie na zyski ze sprzedaży usług czy towarów. Wytrzyma też lata użytkowania.

To nie jest błaha sprawa. Wybór kasy fiskalnej wymaga zastanowienia.

Pierwsza dobra rada, jaką możemy Ci dać brzmi: Nie kieruj się jedynie ceną!

Jak pokazuje praktyka – mała cena, duży problem.

Mała cena, duży problem

Myślisz o zakupie kasy fiskalnej, jak o uciążliwym, dodatkowym obowiązku, którym obciążył Cię ustawodawca? Wielu przedsiębiorców, którzy stracili prawo do zwolnienia ze stosowania kasy, myśli o tej sprawie podobnie jak Ty. W efekcie swojego negatywnego nastawienia, kierują się wyłącznie ceną, zgodnie z dewizą Skoro już muszę kupić kasę fiskalną, to kupię najtaniej, jak się da.

Nie myśl jednak w ten sposób – naprawdę szybko pożałujesz najtańszego zakupu.

Jak pokazuje praktyka niska cena, może okazać się jedyną zaletą najtańszej kasy fiskalnej.

Oczywiście każdy przedsiębiorca chce ograniczyć koszty firmy. Aby je zminimalizować, szuka najlepszych ofert.

W wypadku kas fiskalnych – najtańsze urządzenie, jest zwykle nienajlepsze. Nie minie dużo czasu i okaże się, że tani sprzęt będzie kosztował Ciebie dużo czasu, stresu i pieniędzy.

Dlaczego?

Ogólnie mówiąc, najtańsze na rynku kasy fiskalne mają często niskie parametry techniczne, mało intuicyjną obsługę, niewielką bazę nazw towarów i usług czy słaby i niewydajny akumulator. Nie mówiąc już o tym, że kiepsko się prezentują, co dla salonu kosmetycznego powinno mieć znaczenie.

Tania i niepraktyczna kasa fiskalna w salonie kosmetycznym, nie będzie spełniać Twoich oczekiwań. Jej obsługa pochłonie cenny czas, wciąż zmieniające się przepisy dotyczą ewidencji na kasie fiskalnej, zmuszą Ciebie do zakupu nowocześniejszego modelu z odpowiednimi funkcjami.

Nie obawiaj się jednak, że lepsza kasa fiskalna, zrujnuje Twój budżet na początku roku.

Wystarczy, że dołożysz do zakupu 300 czy 400 zł i już dysponujesz urządzeniem fiskalnym naprawdę wysokiej jakości.

Która kasa fiskalna dla salonu kosmetycznego będzie najlepsza? Trafi w potrzeby kosmetyczki i branży, w której działa?

Oto kilka spraw, które musisz wiedzieć o urządzeniach fiskalnych, by dokonać dobrego wyboru

1. KASA FISKALNA CZY DRUKARKA FISKALNA DLA SALONU KOSMETYCZNEGO?

To pierwsza ważna kwestia. Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna dla salonu kosmetycznego będzie lepsza? Czym właściwie różnią się te urządzenia? Które przyda się bardziej i komu?

Kasa fiskalna i drukarka fiskalna służą do tego samego: do prowadzenia ewidencji sprzedaży i podatku należnego oraz do drukowania paragonów fiskalnych. Działają jednak inaczej. Jak?

KASA FISKALNA może pracować całkowicie samodzielnie. Oznacza to, że nie wymaga podłączenia do komputera czy laptopa. Ma wszystko, czego potrzeba, by działać autonomicznie. Klawiaturę, wyświetlacz, mechanizm drukujący. Ustawisz ją na recepcji i możesz stosować do ewidencji sprzedaży.

DRUKARKA FISKALNA w przeciwieństwie do kasy, nie jest w pełni autonomiczna. Pracuje bowiem za pośrednictwem programu sprzedażowego zainstalowanego na komputerze. Konieczne jest więc podłączenie do niej właśnie komputera lub laptopa. Drukarka fiskalna kosztuje więcej, ale posiada też więcej zaawansowanych funkcji, opcji komunikacyjnych czy wydruków niefiskalnych.

2. KOPIE PARAGONU ELEKTRONICZNE CZY PAPIEROWE?

Każda podatnik, w tym również właściciel salonu kosmetycznego, stosujący kasę fiskalną, ma obowiązek przechowywania kopii paragonów fiskalnych przez 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności z danej sprzedaży.

Czy to długi okres?

Długi. Zwłaszcza, jeśli przeliczymy miesiące na ilość zużytych papierowych rolek, które trzeba magazynować. Ich okazania może od Ciebie zażądać kontrola skarbowa i to w dowolnym momencie – a więc i tuż przed upływem 5 lat. Znalezienie miejsca na rolki kasowe może okazać się problemem dla niejednego salonu kosmetycznego. Miejsce nie może też być byle jakie. Kopie dokumentów kasowych nie mogą się przecież zniszczyć – najlepiej więc, by było to pomieszczenie suche i zaciemnione. Co ciekawe, producenci papieru termicznego sami przyznają, że trwałość wydruku wynosi około 2 lat. Potem zapis na paragonach blaknie i informacje stają się coraz mniej widoczne. Jeżeli nie chcesz mieć przykrej i stresującej niespodzianki w czasie kontroli fiskusa – porzuć pomysł kasy fiskalnej z tradycyjną papierową kopią.

Nowoczesne kasy fiskalne nie mają już miejsca na dwie stacje papierowych rolek, ale moduł elektronicznej kopii paragonu. Kopie paragonów trafiają do pamięci karty SD lub microSD i zapisują się w postaci danych elektronicznych. Karta SD, chociaż mała, ma imponującą pojemność. Mieści dane z ok.3330 tradycyjnych papierowych rolek! Jedna taka karta wystarczy Ci na cały okres użytkowania kasy przez Twój salon kosmetyczny. Elektroniczna kopia paragonów, to wygoda, oszczędność i bezpieczeństwo informacji sprzedażowych.

Które kasy fiskalne dla kosmetyczek wyposażone są w moduł elektronicznej kopii paragonów? Na przykład kasy fiskalne: Posnet Mobile HS EJ czy drukarki fiskalne Posnet Thermal FV i Posnet Temo HS EJ.

3. JAK WYDAJNY JEST AKUMULATOR?

Wydajność akumulatora wewnętrznego w kasie fiskalnej do salonu kosmetycznego ma szczególną wartość dla tych kosmetyczek, którym zdarza się świadczyć usługi w domach klientek. W których kasach fiskalnych lub drukarkach fiskalnych akumulatory są najbardziej wydajne? Mobilne kasy fiskalne pozwalają na pracę cały dzień w miejscu, gdzie nie ma dostępu do prądu. Nie wymagają w tym czasie ładowania baterii. A jeżeli jest już taka konieczność, mają opcję ładowania z użyciem ładowarki samochodowej. Wiele stacjonarnych kas i drukarek pracuje na baterii zaledwie kilka godzin.

Które mobilne kasy fiskalne można szczególnie polecić kosmetyczkom? Na przykład kasy fiskalne Posnet: Posnet Mobile HS EJ oraz Posnet Mobile EU. Spodobać może się też Tobie nowoczesna kasa Elzab K10, czy klasyczna Novitus Nano E.

4. JAK POJEMNA JEST BAZA TOWARÓW I USŁUG?

Wielkość bazy towarowej stanowi ważny parametr zwłaszcza dla tych salonów kosmetycznych, w których wykonuje się dużo różnego rodzaju zabiegów. Im więcej usług masz w ofercie – tym więcej pozycji będziesz musiała zaprogramować w pamięci swojego urządzenia fiskalnego. Im więcej pozycji jest do zaprogramowania, tym większa powinna być baza towarów kasy lub drukarki fiskalnej.

Pomyśl więc, ile różnych pozycji będziesz musiała wprowadzić. Weź pod uwagę nie tylko usługi, ale też kosmetyki czy akcesoria, które masz w sprzedaży. Produkty te również muszą zostać wprowadzone do bazy, więc ilość pozycji do zaprogramowania się powiększy. Zapisz swój wynik, albo zapamiętaj – przyda się przy wyborze konkretnej kasy fiskalnej.

Ile pozycji można zaprogramować w bazie towarów i usług? Od 2.000 do nawet 150.000 pozycji – wszystko zależy od urządzenia, którym będziemy dysponować.

Które urządzenia mają wyjątkowo duże bazy towarów? Zazwyczaj drukarki fiskalne. Zobacz jaką wielkość bazy towarów ma drukarka Posnet Thermal FV.

5. JAKA JEST LICZBA ZNAKÓW W NAZWIE TOWARU LUB USŁUGI?

Liczba znaków, które możesz wykorzystać w nazwie towaru lub usługi to, wbrew pozorom, ważny szczegół. Im więcej znaków masz do swojej dyspozycji, tym bardziej precyzyjną nazwę towaru lub usługi stworzysz. Liczba znaków może się wahać od 18 do 40 znaków – jest zależna od rodzaju kasy czy drukarki fiskalnej. Jeśli wykonujesz w swoim salonie dużo różnych usług i sprzedajesz różne produkty, to koniecznie zdecyduj się na urządzenie fiskalne z dłuższą nazwą do zaprogramowania. Zapiszesz dzięki temu precyzyjne nazwy i klient nie będzie miał żadnych wątpliwości, za co zapłacił w Twoim salonie.

6. WIELKOŚĆ I WAGA

Kasa fiskalna w salonie kosmetycznym to kolejne urządzenie, na które trzeba znaleźć miejsce. Jeśli jest to urządzenie stacjonarne – musisz zaplanować przestrzeń na biurku czy ladzie recepcyjnej. Masz recepcję z prawdziwego zdarzenia? Dużą ladę lub biurko? W takim razie wielkość i waga kasy fiskalnej nie będzie Ciebie bardzo ograniczać. Co innego, jeśli nie masz recepcji, biurka albo tylko wynajmujesz stanowisko w salonie fryzjerskim. Nie martw. Mobilne kasy fiskalne, a nawet drukarki fiskalne mają niewielkie gabaryty i niewiele ważą. Bez problemu przeniesiesz je z miejsca na miejsce, po dniu pracy zabierzesz do domu – a nawet, jadąc do klientki zmieścić kasę fiskalną we własnej torebce! Do urządzeń przenośnych możesz dokupić praktyczne akcesoria. Ułatwiają one pracę w trudnych warunkach i przedłużają żywotność urządzenia, które często podróżuje – np. pokrowiec, czy silikonowa nakładka na klawiaturę.

Zobacz sama, jak wyglądają mobilne kasy fiskalne Posnet: Posnet Mobile HS EJ to najmniejsza i najlżejsza kasa fiskalna, która możesz kupić. Funkcjonalna i prosta w obsłudze jest Posnet Mobile EU. Jesteś wielbicielką nowoczesnych technologii? Lubisz, gdy wszystko do siebie pasuje i chcesz by kasa fiskalna pasowała do innych sprzętów, które posiadasz? W takim razie spodoba CI się Elzab K10 Solidna i wytrzymała jest Novitus Nano E przykuje uwagę kosmetyczek, dla których prostota i funkcjonalność są najważniejsze!

Teraz, gdy już wiesz, czym się kierować podczas zakupu kasy fiskalnej dla salonu kosmetycznego, będzie Ci łatwiej dokonać dobrego wyboru. A jaki masz wybór?

Przyjrzyj się, którzy producenci urządzeń fiskalnych są liderami w swojej branży na polskim rynku.

Przeczytaj artykuł Producenci urządzeń fiskalnych. Zdecyduj: kasy fiskalne Posnet, kasy Elzab, Innova czy może Novitus?